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一、負責接收上級有關部門，各部、室發送的各種圖紙、文件等資料，并登記造冊，妥善保管。

二、負責發放本部門對外發送的各種圖紙、文件等資料，并辦理登記手續。

三、規范工程項目開發施工期間的各類圖紙變更通知、工程合同及其它工程項目方面文件資料的收發，保管制度。

四、對各種工程資料進行科學的規范的編號、登記、復印。

五、負責管理好有關工程技術資料的歸檔保存和借閱管理，并按有關工程技術資料的重要性進行分類，及時清理作廢資料不被誤用。

六、發放的圖紙資料必須留原件一份，連同發放清單一起存檔。

七、負責定期清理工程檔案，合同、資質和建設、規劃、國土等主管部門審批原件，及時移交公司檔案室存檔。

八、負責視具體情況定期清理資料室檔案。

九、相關部門借閱圖紙及工程資料，應報工程主管工程師同意，登記相關借閱內容及時間，到期歸還時，須經雙方簽名確認。

十、若因公須借閱公司規定的機密資料，須報總經理同意并填寫有關借閱手續后，方準借閱。